原価管理不要、まずは請求漏れと回収漏れを無くしたい
導入前のお悩み
①請求漏れが起きる
②回収確認が難しい
③人手不足
④ITに疎い
ニーズ
簡単な仕組みと低費用で請求漏れを防ぎたい
導入後にご満足いただけた点
①シンプルな運用
②同時接続ライセンス契約のため、ライセンス費用が少額で済んだ
③見積管理、発注管理など、今後の状況によって拡張できる
システム構成（利用商品：どっと原価NEO LT）
| 基本モジュール | 基本モジュール |
|---|---|
| オプション | Ｅｘｃｅｌフリー |
株式会社P電機様は神奈川県小田原市にある電気工事業の会社です。創業から20年以上にわたり、地域のお客様に信頼されてきました。公共工事をはじめ、住宅、商業施設、工業地域まで幅広い分野で活動しています。
社長と経理担当の奥様、熟練した電気工事士資格者5名で構成されており、高度な技術と豊富な経験を持っています。安全性と品質に対する徹底した取り組みを大切にし、お客様のニーズに最適なソリューションを提供するため、丁寧なコンサルティングから設計、施工、アフターサポートまでを一貫してサポートしています。
あまりの忙しさに請求するのを忘れていた
P電機様では小規模工事を月に数十件こなしており、担当する精鋭の職人がそれぞれの工事の見積、契約、設計、発注、請求をすべて対応しています。職人の方たちは朝一番で現場に赴き、夕方事務所に帰ってからEXCELで書類作成というルーティンです。
社長は見積書や契約書への押印時に利益見込を初めて知り、請求書の押印時に初めて売上見込を知るというもので、以前から管理の面では不安だったとのことです。
長年、この仕組みのままで問題はありませんでしたが、ここ数年は受注が増え続けており、さらに人手不足も重なり、職人の業務量がいよいよ限界という時にミスが起こりました。請求書の作成を忘れてしまったのです。あまりの仕掛り工事の多さに、社長が別で管理していた契約一覧からも漏れていました。
朝礼時の声がけなどで対策を試みましたが、何度か同様のミスが発生したため、お世話になっているソリューションベンダーに相談し、システム化を検討することになりました。
原価管理よりも、請求漏れ・回収漏れを無くすのが先
実際の業務の流れをお伺いしたところ、請求漏れだけではなく、回収漏れや、発注金額と異なる請求を受けている可能性などがでてきました。
P電機様では公共工事も多く手掛けており、請求した自治体とは異なる団体からの入金や、複数団体からの分割入金されるケースがあります。請求と入金の突合作業が煩雑ですし、いつ入金されるかわからないという自治体固有の支払事情もあり、工事ごとの未回収金額を把握することが困難でした。
また、材料の発注は口頭によるものも多く、発注した金額や数量で請求が来ているか確認できない状態でした。実際に異なる金額で請求されたことがあったそうです。
どっと原価では、これらの課題をすべて解消することができます。
しかし、P電機様ではCADとEXCEL、WORDくらいのソフトしか使ったことがありません。運用を定着させるという面で、すべてをシステム化するのは難しいだろうとの判断から、社長と相談し、請求・入金のシステム化だけに留めました。
シンプルな運用でも、未請求・未回収は一瞬でわかる
以下の３点だけの、シンプルな運用にしています。職人さんは1)～2)だけの対応です。
１）受注した段階で工事登録。これで契約書が出力できるようにしました。
２）工事が完了したら請求書発行。
３）入金確認したら入金登録。これは経理担当の奥様に対応してもらいます。
好きなタイミングで売掛残高一覧表を出力するだけで、未請求と未回収の工事を確認できるようになりました。
導入スケジュール
導入システムの主な処理フロー
