Access製の自社システム、誰もメンテナンスできなくなった

株式会社Tワークス

住所岡山県

業種設備

従業員数1〜10人

売上高2億未満

利用形態オンプレミス

導入前のお悩み

①自社開発のシステム(Access)を誰もメンテナンスできない
②請求書・納品書作成時の転記作業量が多くミスが起きやすい

ニーズ

①見積書と請求書の連動、請求書作成時間の軽減
②特定の個人に依存しないシステム運用

導入後にご満足いただけた点

①工事に関する見積・請求・日報・原価が連動して管理できる
②帳票がPDFやExcelでも出力できる
③サポートセンターが全員メーカー社員で構成されており安心できる

システム構成（利用商品：どっと原価NEO ST）

※横にスクロールしてご覧ください。

基本モジュール	基本モジュール
オプション	見積作成、日報管理、Excelフリー

株式会社Tワークス様は岡山県を中心に活動しており、冷暖房や空調システムの設置、建物内外の給排水設備、液体・ガスの送配管工事に携わっています。これらの工事は、建物や施設の基盤となる重要な役割を果たし、快適で安全な環境を実現することに貢献しています。

Microsoft Accessでつくった自社独自の工事管理システム

Tワークス様では、10年ほど前に社員が作成したAccess製の自社システムで、工事原価と日報の管理、請求書発行を行っていました。使用した材料や日報を入力すれば工事の収支がわかり、また、簡単な操作で請求書発行や請求残額の確認ができる、使い勝手の良いシステムでした。しかし、作成した社員しかシステムの維持・保全ができないため、ちょっとした機能改善や請求書書式の変更でも、現場作業のある彼に頼るしかありません。また、Excelで作成した見積書との連携ができないため、請求書に必要な数10行の明細を手作業で入力しなくてはならず、稀に転記ミスが発生するため、目視による二重チェックが欠かせないのも悩みでした。

システム担当者の退職を機に市販製品を検討

10年近く自社システムで問題なく運用できていましたが、システムをつくった社員が退職することになり、今後のシステム運用への不安が大きくなりました。また、業務が増加傾向で手作業を減らしたかったこともあり、日頃、お世話になっているソリューションベンダーに相談したところ、建設業に特化した原価管理システムがあることを知り、検討することにしました。

実機を使った説明を受けたときは、紹介された多くの機能を使ってみたいと思いましたが、自分が使いこなせるのか自信がありませんでした。しかし、メーカーさんからの「全部使おうとせずに、必要な機能だけを使うのがポイントです」というアドバイスと、同業種の導入実績を信じて採用することにしました。

二重三重の転記作業が無くなった、集計作業が楽になった･･･などなど

見積で入力した内容を請求書・納品書作成時に転記する作業がなくなったことが一番のメリットです。また、見積・請求・原価・日報のすべてが工事と紐づいており、追加・修正が全てに連動するので管理がとても楽になりました。１つの工事だけではなく、指定した期間の工事をまとめて集計でき、それをExcelに出力できるのも大変便利です。市販製品ですから、法改正やシステムのメンテナンスに悩まなくなったのも大きなメリットです。

いまでは、入力や確認作業の時間が大幅に減り、業務にゆとりが生まれています。

今後は、作業員にパソコンかスマートフォンを持たせ、現場で日報を入力し、直帰できるような運用を考えています。