その自社システム、「20年選手」ではありませんか？老朽化システムから脱却し、利益が出る体質へ変えるための「3ステップ」
「創業当時に多額の投資をして作った自社専用システム。長年使い慣れているけれど、最近どうも使い勝手が悪い……」 「Windowsのアップデートのたびに、システムが動かなくなるんじゃないかとヒヤヒヤしている」 「インボイス制度や電子帳簿保存法など、新しい制度への対応を外注先に相談したら、莫大な改修費用を提示された」
建設業界を支える企業の多くが、こうした「システムの老朽化」と「属人化」という課題に直面しています。
かつては「自社の業務に100％合わせたオーダーメイド（スクラッチ）」が正解でしたが、変化の激しい現代、そのシステムが逆に経営の足かせになっているかもしれません。今回は、長年使い続けたシステムを刷新するタイミングと、失敗しないための進め方についてお伝えします。
目次
「まだ使える」に潜む3つの経営リスク
多くの企業が「だましだまし」使い続けてしまう理由は、「今のところ動いているから」です。しかし、そこには目に見えない大きなリスクが潜んでいます。
① 法改正への対応限界
インボイス制度や働き方改革（残業上限規制）など、建設業を取り巻くルールは劇的に変わっています。古いシステムはこれらの自動計算やデータ保持を想定しておらず、結果として「システムの外側でExcelを使って計算し、それをまたシステムに打ち直す」という二重入力の温床になっています。
② 保守の「属人化」とブラックボックス化
システムを作った担当者が退職したり、開発会社の担当者が変わったりして、「中身がどうなっているか誰もわからない」状態になっていませんか？OSのバージョンアップに対応できなくなった瞬間、業務がストップするリスクは年々高まっています。
③ 「現場のリアル」が見えないタイムラグ
古いシステムの多くは、事務所のPCでしか動かない「オンプレミス型」です。現場監督が紙で日報を書き、週末にまとめて入力する運用では、経営者が「この現場、赤字になりそうだ」と気づくのは1ヶ月後。これでは対策が後手に回ってしまいます。
失敗しないシステム刷新の「3ステップ」
「自社専用システム」から「パッケージシステム」へ移行する際、最も多い不安は「自社の独自の管理ができなくなるのでは？」という点です。これを解消するためのステップは以下の通りです。
ステップ1：業務の「整理」と「断捨離」
まずは、今のシステムでやっていることが「本当に必要な業務」か、「そのソフトの仕様に合わせただけの作業」かを仕分けします。意外と「昔からの慣習でやっているが、実は不要な集計」も多いものです。
ステップ2：「柔軟なパッケージ」という選択肢を持つ
一から作るスクラッチ開発は、完成した瞬間から古くなります。今の主流は、「基本機能はしっかりしており、必要なパーツ（オプション）を組み合わせて自社流にできるパッケージ」です。これなら法改正対応はメーカーに任せられ、コストも大幅に抑えられます。
ステップ3：スモールスタートで現場の抵抗を減らす
いきなり全ての業務を変えると現場は混乱します。まずは「原価の集計だけ」あるいは「見積書の作成だけ」から始め、徐々にスマホでの日報入力など、現場が楽になる機能を解放していくのが成功の秘訣です。
「繋がるデータ」がもたらす未来
システムを新しくする最大のメリットは、単なる「効率化」ではありません。
見積データが実行予算に繋がり、現場のスマホ入力がリアルタイムで原価に反映され、最終的に会計システムへボタン一つで連動する。このように「データが一本の線で繋がる」ことで、事務工数は劇的に減り、現場ごとの粗利がいつでも見えるようになります。
「うちは特殊な管理をしているから、市販のソフトは合わない」と考えていた企業様ほど、最新の「建設業特化型システム」の柔軟性に驚かれることが多いです。
最後に
長年連れ添ったシステムに感謝しつつ、これからの10年、20年を見据えた「戦える武器」に持ち替える時期が来ているのかもしれません。
もし、「今のExcel管理や古いシステムで、どこまで改善できるのか知りたい」と思われましたら、まずは他社様がどのようにして「脱・アナログ」を実現したのか、事例を覗いてみることから始めてみてはいかがでしょうか。
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